Cómo gestionar una filtración de datos de pacientes

¿Qué es una violación de datos de pacientes? 

La filtración de los datos de un paciente es una de las situaciones más graves y estresantes a las que puede enfrentarse un director de consulta. Ya se trate de un correo electrónico enviado a un destinatario equivocado, de un acceso no autorizado a los registros o de la pérdida de un dispositivo, la respuesta es tan importante como la propia filtración. 

Bien gestionada, la respuesta a una infracción puede demostrar profesionalidad, responsabilidad y compromiso con la seguridad del paciente. Si se gestiona mal, puede acarrear multas, daños a la reputación y la pérdida de la confianza de los pacientes. En 2025, con el aumento de los ciberataques y el mayor escrutinio de la Oficina del Comisionado de Información (ICO), ya no basta con esperar que no ocurra. Toda consulta de medicina general necesita un plan de acción claro y ensayado. 

Se produce una violación cuando se accede, comparte, pierde, altera o destruye información personal o sensible de forma no autorizada o accidental. Esto incluye: 

• Un correo electrónico con información sobre un paciente enviado a una dirección incorrecta.

• Un miembro del personal que consulta registros a los que no tiene motivos para acceder.

• Pérdida o robo de un portátil, teléfono o lápiz de memoria con datos sin cifrar. 

• Documentos abandonados en una zona pública o tirados sin triturar. 

Cómo gestionar una filtración de datos de pacientes

Es importante recordar que incluso las infracciones menores deben registrarse. No todas deben notificarse a la ICO, pero todas requieren investigación y aprendizaje. Para una visión clara, consulte la guía de la ICO sobre violaciones de datos personales. 

Paso 1: Actuar de inmediato y contener la brecha 

En el momento en que se detecta una brecha, la prioridad es contener la situación. 

• Detenga la violación si es posible: Recupera el correo electrónico, elimina el acceso compartido o recupera el elemento. 

• Pruebas seguras: Haga capturas de pantalla, proteja los registros o aísle los sistemas comprometidos. 

• Hable con los implicados: Confirme los hechos, pero evite especular o culpar. 

Si los sistemas informáticos se han visto comprometidos (por ejemplo, por un ciberataque), póngase en contacto con el servicio de asistencia informática. 

Paso 2: Registrar la infracción y notificarla a las personas adecuadas

Todas las infracciones, por pequeñas que sean, deben registrarse en el registro de infracciones de datos o en el sistema de gestión de incidentes del consultorio. 

Notifíquelo sin demora a suDelegado de Protección de Datos (RPD). Ellos te ayudarán a decidir: 

• La gravedad de la infracción. 

• Si debe informarse al ICO (en un plazo de 72 horas). 

• Si se debe notificar a los pacientes. 

• Qué medidas paliativas y de seguimiento son necesarias. 

Si el RPD no está disponible, el director de la consulta debe tomar la iniciativa y registrar todas las medidas adoptadas. La guía "72 horas" del ICO es una referencia útil.  

Paso 3: Evaluar el riesgo para los pacientes

No todas las infracciones provocan daños, pero el riesgo debe evaluarse objetivamente. Considérelo: 

• ¿De qué datos se trata (información clínica, identificadores, datos de contacto)? 

• ¿Podría la infracción provocar angustia emocional, usurpación de identidad o vergüenza? 

• ¿Los datos estaban encriptados o protegidos por contraseña? 

• ¿A cuántas personas afecta? 

Si la violación supone un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas, está obligado a notificarlo a los afectados sin demora indebida. La ICO ofrece ejemplos prácticos de tipos de violaciones y respuestas. 

Paso 4: Informar al ICO (si es necesario)

Las violaciones que supongan un riesgo para los interesados deben notificarse a la OIC a través de su herramienta en línea en un plazo de72 horasdesde su descubrimiento. Esto incluye: 

• Qué pasó y cuándo. 

• Categorías y volumen de datos implicados. 

• Número de personas afectadas. 

• Medidas de mitigación adoptadas. 

• RPD o datos de contacto. 

Utilice el formulario oficial de notificación de infracciones del ICO. Conserve una copia para su archivo. Los informes tardíos o no presentados, sin justificación, pueden dar lugar a medidas coercitivas.

Paso 5: Informar a los pacientes (cuando sea necesario) 

Si los pacientes se ven afectados, la honestidad y la claridad son importantes. 

• Utilice un lenguaje sencillo. 

• Explicar lo ocurrido y cómo les afecta. 

• Detalla lo que has hecho para contenerlo. 

• Ofrezca los siguientes pasos: por ejemplo, un número de contacto, asesoramiento sobre protección de la identidad, seguimiento. 

La confianza de los pacientes a menudo puede preservarse -incluso reforzarse- mediante una comunicación transparente y oportuna. 

Paso 6: Aprender y prevenir futuros incidentes 

Toda brecha debe llevar a la reflexión y a la mejora. Una vez contenido el riesgo inmediato: 

• Informe con los miembros del equipo implicados.

• Completar un Análisis de Causas Raíz o una Auditoría de Sucesos Significativos. 

• Actualizar las políticas o la formación según sea necesario. 

• Revise sus controles de acceso y la seguridad de sus dispositivos. 

• Compartir el aprendizaje anónimo a nivel de NCP cuando proceda. 

Reflexión final: La transparencia genera confianza 

Los pacientes no esperan la perfección. Esperan honradez, responsabilidad y el compromiso de corregir los errores. 

La forma de responder a una infracción puede agravar el daño o demostrar cuidado y competencia. La mejor defensa no es solo la prevención, sino la preparación. 

Para más información y orientación sobre la notificación, visite el Portal sobre violación de datos personales.