Cómo redactar un aviso de privacidad dirigido al paciente que genere confianza

La mayoría de los consultorios generales publican un aviso de privacidad porque tienen que hacerlo. Es un requisito del GDPR británico y forma parte del DSPT. Pero con demasiada frecuencia, estos avisos son legalistas, difíciles de leer o están enterrados en la parte inferior de un sitio web, llenos de frases pasivas y términos técnicos que los pacientes pasan por alto o nunca encuentran. Pero su aviso de privacidad es algo más que un recuadro de cumplimiento. Es su oportunidad de explicar, en un lenguaje sencillo, cómo y por qué recopila y utiliza los datos de los pacientes, y de generar confianza a través de la transparencia. Esta guía le muestra cómo redactar un aviso de privacidad claro y significativo que informe a los pacientes, los tranquilice y refleje los valores de su empresa. 

Qué debe hacer un aviso de privacidad 

En esencia, su aviso de privacidad debe: 

• Informe a los pacientes de los datos personales que recopila. 

• Explique por qué y cómo lo utiliza. 

• Exponga su base jurídica para el tratamiento. 

• Describa cómo se almacenan, comparten y protegen los datos. 

• Explicar los derechos de los pacientes. 

• Dígales a quién dirigirse si tienen dudas. 

Pero más allá de eso, un buen aviso de privacidad debe sonar como su empresa: humano, claro y accesible.

El problema de muchos avisos de privacidad

Demasiados avisos: 

• Utilizar un lenguaje demasiado formal o técnico. 

• Copiar plantillas sin adaptarlas. 

• Centrarse en el cumplimiento más que en la comprensión del paciente. 

• Ocultar detalles clave en párrafos densos. 

• No explican cómo encajan las herramientas digitales, como las consultas en línea o las aplicaciones. 

¿Cuál es el resultado? Los pacientes no los leen. O si lo hacen, se sienten confusos o incluso desconfiados. 

Cómo hacer que su aviso de privacidad sea más claro y sencillo para el paciente 

1. Empiece con un resumen en inglés sencillo 

Abre con un párrafo corto que diga 

• Quién eres. 

• Por qué es necesario recopilar y utilizar la información de los pacientes. 

• Cuál es su promesa en torno a la confidencialidad y el respeto. 

• Dónde pueden obtener más información los pacientes. 

Por ejemplo: "En Riverside Surgery recogemos y utilizamos información sobre usted para ofrecerle una atención segura y personalizada. Siempre mantenemos sus datos seguros y los utilizamos de forma responsable. Este aviso explica qué información recogemos, por qué la recogemos y sus derechos como paciente". Esto establece un tono útil e invita al paciente a seguir leyendo. 

2. Utilice títulos y preguntas que reflejen lo que los pacientes preguntan realmente

Estructure su notificación con preguntas como 

• ¿Qué información recogemos sobre usted? 

• ¿Por qué necesitamos sus datos? 

• ¿Quién puede ver su información? 

• ¿Cómo protegemos sus archivos? 

• ¿Cuáles son sus derechos? 

• ¿Cómo puede ponerse en contacto con nosotros sobre sus datos? 

Este enfoque es más atractivo que subtítulos formales como "Categorías de datos tratados".

 3. Explicar los bits legales de forma sencilla 

En lugar de enumerar fundamentos jurídicos sin explicación, pruebe con algo como: "La ley nos permite recoger y utilizar su información para su atención directa. Esto se llama nuestra "base jurídica para el tratamiento". La mayoría de las veces no necesitamos su consentimiento, por ejemplo, cuando le remitimos a un hospital o le recetamos medicamentos. Pero si queremos utilizar sus datos para cualquier otra cosa, le pediremos permiso". Incluya enlaces para quienes deseen conocer el texto legal completo, pero mantenga accesible el texto principal.

4. Describir claramente el intercambio de datos 

Sea sincero sobre cómo y por qué comparte datos, especialmente con: 

• Hospitales y servicios comunitarios. 

• Redes sanitarias locales (por ejemplo, su NCP). 

• Sistemas y proveedores del SNS. 

• Organismos de investigación o salud pública, si procede. 

Ejemplo: "A veces necesitamos compartir su información con otros profesionales sanitarios implicados en su atención, como un consultor del hospital o una enfermera de distrito. Sólo compartiremos lo que sea necesario y pertinente". Si es posible, incluya una lista de socios clave o un enlace a una de ellas. 

5. Abordar los servicios digitales

Si utilizas herramientas como: 

• Plataformas de consulta en línea (por ejemplo, AccuRx, eConsult). 

• Recordatorios por SMS o correo electrónico. 

• Aplicaciones para pacientes. 

• Sistemas clínicos basados en la nube. 

Explique brevemente cómo fluyen los datos a través de ellas y asegure a los pacientes que estas herramientas cumplen las normas del NHS en materia de seguridad y confidencialidad. Ejemplo: "Utilizamos AccuRx para enviar mensajes de texto y recopilar información antes de su cita. Este servicio es seguro y está aprobado para su uso en el NHS". 

6. Facilitar el contacto 

Incluir: 

• Una función específica, como la de director de la consulta o responsable de la protección de datos. 

• Un correo electrónico y un número de teléfono. 

• La dirección de su consulta. 

• Un enlace al ICO para reclamaciones o escaladas. 

Asegure a los pacientes que sus preguntas son bienvenidas y que plantear sus preocupaciones no afectará a su atención. 

Dónde y cómo publicar su anuncio 

• En su sitio web - idealmente con un enlace desde la página de inicio. 

• Como copia en papel disponible en recepción. 

• En la pantalla de su sala de espera o en el tablón de anuncios. 

• En formatos accesibles si así se solicita, como letra grande u otros idiomas. 

Actualícela anualmente, o cada vez que cambie de sistema o de proveedor.

Última palabra: transparencia es confianza

Un aviso de privacidad no es sólo una política. Es una conversación. Si se hace bien, demuestra a los pacientes que respeta su información, entiende sus responsabilidades y se toma en serio la protección de datos. Utilizando un lenguaje claro, ejemplos prácticos y un tono acogedor, puede conseguir que su aviso de confidencialidad deje de ser un obstáculo legal y se convierta en una herramienta para generar confianza, que contribuya a una atención más segura y a unas relaciones más sólidas.