Cómo detectar y detener los riesgos internos de IG

Cuando pensamos en violaciones de datos o amenazas cibernéticas en la práctica general, es fácil imaginar hackers, estafas de phishing o fallos del sistema. Pero, en realidad, muchos riesgos de gobernanza de la información (IG) no provienen del exterior, sino del interior. Desde empleados bienintencionados que eluden los procedimientos para ahorrar tiempo, hasta divulgaciones accidentales, pasando por permisos de acceso obsoletos que nadie ha revisado en años. Los riesgos internos de IG son más comunes y más prevenibles de lo que muchas consultas creen. Esta guía explora cómo identificar, gestionar y prevenir los riesgos internos de IG, y cómo fomentar una cultura en la que la seguridad sea algo natural. 

Por qué son importantes los riesgos internos de IG

El personal tiene acceso directo a los datos de los pacientes todos los días, ya sea en pantalla, en conversaciones o en documentos. Por eso los riesgos internos pueden ser tan perjudiciales: 

• A menudo pasan desapercibidos hasta que algo sale mal. 

• Pueden socavar la confianza de los pacientes. 

• Pueden dar lugar a incumplimientos de las normas del RGPD y la CQC. 

• A veces se descartan como «simplemente cómo hacemos las cosas». 

Las prácticas que descuidan los riesgos internos de IG pueden superar el DSPT, pero siguen sin cumplir con los requisitos de seguridad en el mundo real. 

Riesgos internos comunes de la IG en la práctica general 

No siempre son maliciosos, pero pueden causar daños. 

Cómo detectar los riesgos internos antes de que se agraven 

1. Revisar periódicamente los niveles de acceso. 

Comprueba que todas las cuentas de usuario tengan los permisos adecuados para su función. Elimina o actualiza el acceso de los empleados que abandonan la empresa, los sustitutos y los que cambian de función. Pide a tu departamento de TI o al servicio de asistencia de CSU que te proporcione informes periódicos sobre el acceso de los usuarios. Asegúrate de que el acceso mediante tarjeta inteligente sea específico para las responsabilidades laborales. Esta es una debilidad común del DSPT, y una mejora fácil de conseguir. 

2. Realizar mini auditorías o controles aleatorios puntuales. 

Revise cómo se codifican y almacenan los registros. Compruebe los registros del sistema para ver si hay patrones de acceso inusuales. Pida a los responsables clínicos que revisen una muestra de notas o derivaciones. Observe cómo se nombran y guardan los documentos. Incluso unas pocas comprobaciones por trimestre pueden revelar hábitos que requieren atención. 

3. Escuchar al personal de primera línea 

Pregunte qué soluciones alternativas están utilizando las personas y por qué. Averigüe qué les ralentiza y les lleva a tomar atajos. Incluya preguntas de IG en las reuniones de equipo y en las reuniones individuales. Fomente las sugerencias anónimas para mejorar. A menudo, los riesgos surgen de ineficiencias, no de malas intenciones. 

4. Presta atención a los espacios compartidos y los hábitos. 

¿Se bloquean las pantallas cuando el personal se ausenta? ¿Se dejan registros impresos en los escritorios o en las impresoras? ¿Se mantienen conversaciones sobre los pacientes en lugares donde pueden ser escuchadas? ¿Se utilizan dispositivos personales para tomar notas o fotos? Las visitas guiadas o las comprobaciones visuales pueden poner de relieve riesgos pequeños pero importantes. 

5. Realizar un seguimiento de los cuasi accidentes y los incidentes de baja gravedad. 

Cree una cultura en la que el personal se sienta seguro para informar de cuestiones como cartas impresas erróneamente, accesos accidentales al sistema o solicitudes de datos malinterpretadas. Registre y aprenda de estos incidentes, no solo de las infracciones graves. Utilice ejemplos anónimos en las sesiones de aprendizaje del equipo. Los riesgos internos de IG rara vez son accidentes aislados, sino que suelen seguir un patrón. 

Cómo reducir el riesgo interno de IG a largo plazo 

Establezca expectativas claras. 

Incluye la IG en tu proceso de incorporación y periodo de prueba. Incorpórala en las descripciones de los puestos de trabajo y en las evaluaciones. Utiliza recordatorios periódicos: carteles, reuniones informativas con el equipo, consejos por correo electrónico. 

Facilita hacer lo correcto. 

Proporcione suficientes lectores de tarjetas inteligentes, almacenamiento seguro y accesos. Evite obligar al personal a compartir el acceso o a trabajar con sistemas deficientes. Ofrezca formación periódica que sea práctica, no condescendiente. 

Responde con apoyo, no con reproches. 

Cuando algo sale mal, concéntrese en aprender, no en castigar. Pregunte «¿qué ha provocado esto?» en lugar de «¿quién tiene la culpa?». Celebre las mejoras y las buenas prácticas. Haga que la IG se perciba como un valor del equipo, no como una carga de cumplimiento. 

Conclusión: todo comienza con lo que ocurre en el interior. 

El cortafuegos más avanzado no servirá de nada si una carta se envía a la dirección equivocada. Y ningún documento normativo puede protegerte de hábitos que desconoces que están ocurriendo. 

Al poner de relieve los riesgos internos, escuchar a su equipo y facilitar los comportamientos seguros, puede reducir drásticamente la exposición de su consulta a incidentes de IG. 

El buen gobierno no proviene del control, sino de la cultura. Y esa cultura comienza con lo que ocurre detrás de tu propia recepción.