Cómo crear una cultura de concienciación sobre la GI en su consulta

El gobierno de la información (GI) suele parecer una actividad entre bastidores: políticas, herramientas, listas de comprobación y casillas de verificación. Pero en la medicina general, donde los datos de los pacientes fluyen por todas las conversaciones, sistemas y procesos, la GI es responsabilidad de todos, no sólo del director de la consulta o del responsable de TI. Crear una verdadera cultura de concienciación sobre la GI significa ir más allá de la formación que se imparte una vez al año. Significa integrar el tratamiento seguro de los datos en la mentalidad y los hábitos de todos los miembros del personal, desde la recepcionista más reciente hasta el médico de cabecera más veterano. Esta guía muestra cómo cambiar la cultura de la consulta del cumplimiento a la confianza: que el personal actúe de forma segura no porque se lo hayan ordenado, sino porque le resulta natural. 

¿Qué entendemos por "cultura IG"? 

Una cultura consciente de la GI es aquella en la que: 

• El personal sabe qué información se considera sensible.

• Las personas cuestionan los comportamientos inseguros de forma constructiva. 

• Los pacientes se sienten seguros de que sus datos se tratan con cuidado. 

• Los incidentes se comunican y se aprende de ellos, no se ocultan. 

• Todo el mundo entiende por qué es importante la GI, no sólo cómo cumplirla. 

Es la diferencia entre alguien que bloquea su pantalla por costumbre y alguien que lo hace porque "está en la lista de comprobación". 

Por qué la cultura importa más que el papeleo

 Puedes tener las mejores políticas del mundo, pero si tu equipo: 

• Deja las tarjetas inteligentes en las máquinas. 

• Charlas sobre pacientes en los pasillos. 

• Comparte los inicios de sesión "sólo esta vez". 

• Imprime registros y se olvida de recogerlos. 

• Utiliza WhatsApp para mayor comodidad. 

En ese caso, su riesgo de IG en el mundo real es alto, independientemente de lo que digan sus documentos. Las infracciones de la GI en la práctica general se deben más a menudo a errores humanos o a la costumbre que a una mala acción deliberada. Por eso la cultura es clave. 

Cómo incorporar la sensibilización sobre la GI a la cultura de su consulta 

1.Empezar por la visibilidad del liderazgo

La cultura viene de arriba. Si los socios, directivos y médicos de alto nivel son un modelo de buenas prácticas de IG, es más probable que los demás sigan su ejemplo. Es decir: 

• Bloquear pantallas, llevar tarjetas inteligentes y seguir protocolos. 

• Tomarse en serio la formación en IG, no limitarse a hacer clic. 

• Hablar de GI en las reuniones de equipo en un tono tranquilo y abierto. 

• Ser sinceros sobre los errores y fomentar la reflexión. 

Haga de la GI un comportamiento de liderazgo, no sólo una tarea. 

2.Integrar la GI en las rutinas diarias 

Encuentre la manera de que la GI forme parte del día a día: 

• Recuérdeselo al personal durante las reuniones matutinas o los traspasos. 

• Incluya consejos sobre GI en pizarras, intranets o correos electrónicos de equipo.

• Fomentar los hechos "¿sabía que...?": por ejemplo, recordatorios de la DPIA antes de los proyectos. 

• Asegúrese de que la información sobre manipulación segura sea fácilmente visible en los mostradores. 

Son los pequeños empujones regulares los que moldean los hábitos, no las políticas que se aplican una vez al año. 

3.Utilizar historias, no sólo diapositivas 

La gente responde mejor a las historias que a las reglas abstractas. Utilice ejemplos reales (anónimos) para demostrarlo: 

• Cómo se produjo una infracción en otra consulta. 

• Cuáles fueron las consecuencias (por ejemplo, disgusto del paciente, implicación del OIC). 

• Cómo podría haberse evitado. 

Puede encontrar estudios de casos delICOo de su OIPB. O invita a tu RPD a compartir situaciones anónimas en una reunión de equipo.

4.Hacer que informar sea seguro y rutinario 

Crear un clima en el que el personal se sienta seguro para denunciar: 

• Por los pelos. 

• Preocupaciones de IG. 

• Revelaciones accidentales. 

• Procesos poco claros. 

Evite culpar a los demás; en su lugar, trate cada informe como una oportunidad para mejorar. Facilite la presentación de informes: ofrezca un formulario sencillo, una bandeja de entrada compartida o la posibilidad de ponerse al día durante las reuniones individuales. 

5.Vincular la GI a la atención al paciente y a la confianza 

Cuando hable de IG, céntrese en los pacientes, no en las sanciones. 

• "Lo hacemos porque protege la dignidad del paciente". 

• "La manipulación segura genera confianza en nuestra comunidad". 

• "La confidencialidad forma parte de la atención clínica, no está separada de ella". 

Enmarcar la GI de este modo ayuda al personal a sentirse orgulloso de hacerlo bien, no sólo temeroso de equivocarse. 

6.Recompensar los buenos comportamientos de los GI 

Si alguien detecta un riesgo potencial, termina su formación antes de tiempo o ayuda a un compañero a superar una situación complicada, reconózcalo. 

Podrías: 

• Dar un toque de atención en una reunión de equipo. 

• Añade una nota de agradecimiento en el tablón de anuncios del personal. 

• Incluir la sensibilización sobre GI en las evaluaciones o PDP. 

Reforzar los comportamientos positivos fomenta la confianza y el sentido de pertenencia. 

Consejos para mantener la cultura 

• Añada temas de GI a los órdenes del día de sus reuniones de gobernanza o de personal. 

• Rote a un "guardián de datos del mes": alguien que comparta un consejo o compruebe la bandeja de la impresora. 

• Utilice simulacros de infracción como ejercicios de aprendizaje. 

• Programe minicursos de refresco entre los ciclos de formación formal. 

• Incluya al personal de PCN en sus esfuerzos: ellos también manejan sus datos. 

Última palabra: crear hábitos, no sólo normas 

No es necesario convertirse en un experto en protección de datos para liderar una sólida cultura de GI. Sólo tiene que preocuparse por cómo se maneja la información y ayudar a que los demás también se preocupen. Si se centra en los hábitos, el liderazgo y la comunicación abierta, creará un equipo en el que la seguridad de los datos sea algo natural. Y eso se traduce en una atención más segura, una mayor confianza y menos quebraderos de cabeza relacionados con la GI.